Formations des acteurs clés de la prévention
Pour toutes nos formations professionnelles réalisées en INTRA (dans l’Entreprise ou l’Administration commanditaire), et sur mesure, certains des processus décrits ci-dessous nécessitent une mise en œuvre conjointe entre l’organisme de formation et le commanditaire.
Étape 1 : Analyse du besoin terrain, définition des objectifs pédagogiques
Chaque demande de formation fait l’objet d’une analyse de besoin réalisée avec le commanditaire, dans l’Entreprise ou l’Administration.
Cette 1ère étape débouche sur une proposition de prestation de formation décrivant :
> La demande, son origine,
> Le public formé,
> Les prérequis pour pouvoir suivre l’action de formation,
> Les objectifs pédagogiques globaux,
> Les méthodes pédagogiques envisagées,
> La durée et le calendrier de la formation prévue,
> Le programme général prévisionnel,
> Les supports pédagogiques et les conditions matérielles de la formation,
> La formatrice de l’organisme de formation choisie au regard du thème et des besoins,
> Le devis.
Dès validation par le commanditaire de la proposition de formation ainsi définie, notre organisme de formation établit une convention de formation, envoyée au client commanditaire pour signature.
Étape 2 : Préparation de la formation et ajustement du programme détaillé aux besoins de chaque stagiaire
Dans le cadre de formations réalisées en INTRA, les convocations émanent toujours du client commanditaire. Un mois avant le démarrage de la formation, notre organisme de formation adresse un courrier de lancement au gestionnaire de formation du client, le remerciant de bien vouloir adresser les convocations à chaque stagiaire avec les mentions suivantes :
> Thème et intitulé de la formation,
> Dates et horaires de formation,
> Lieu de la formation : adresse et salle,
> Modalités de prise en charge des frais éventuels liés à la formation pour les stagiaires,
> Consignes et informations diverses.
Dans ce courrier de lancement, il est également proposé au gestionnaire de formation de joindre à la convocation :
> Le programme général de la formation,
> Le document récapitulant les informations pratiques relatives à l’accueil et à l’accompagnement des stagiaires par notre organisme tout au long de la formation,
> Un questionnaire à remplir par chaque stagiaire, préparatoire à l’action de formation et destiné à ajuster le programme détaillé de la formation et son animation pédagogique.
Simultanément, le gestionnaire de formation du client commanditaire transmet à notre organisme de formation la liste des stagiaires qu’il a inscrits à la formation.
Les stagiaires doivent retourner le questionnaire renseigné 15 jours avant le début de la formation. Une relance est effectuée par l’organisme de formation en cas de non-réception de ces questionnaires à l’échéance. Il appartiendra alors au gestionnaire de formation de s’assurer de l’effectivité de ce retour.
Sur la base des réponses au questionnaire, le programme détaillé de la formation est établi par la formatrice et transmis au gestionnaire de formation pour validation avant la formation. Un point d’étape est alors réalisé par téléphone avec le gestionnaire de formation.
Étape 3 : Déroulement et réalisation de la formation
La formatrice s’engage à respecter et faire respecter, lors de chaque journée et session de formation animées par notre organisme, les règles de déontologie suivantes :
> Faire preuve de bienveillance, d’écoute, de compréhension mutuelle,
> S’interdire tout jugement de valeur,
> Veiller à l’équité et l’impartialité vis-à-vis de chacun des stagiaires du groupe,
> Faire appliquer les règles de courtoisie,
> Préserver la confidentialité des échanges et informations diffusées au sein du groupe, tant que celui-ci n’a pas décidé de rendre public au sein de la structure, la teneur de ses travaux,
> Soutenir le stagiaire participant à la formation dans son développement professionnel et favoriser la responsabilisation des stagiaires,
> Permettre aux stagiaires d’être acteurs de leur montée en compétences et de leur projet de formation.
La formatrice rappelle en début de formation les règles de bon fonctionnement du groupe :
> Ponctualité par rapport aux horaires (incluant les pauses),
> Extinction des téléphones portables et messageries (sauf astreintes ou urgences à gérer),
> Liberté de parole, tout en évitant : les prises de paroles simultanées, de répondre à la place de son collègue ou de répondre sans avoir demandé la parole préalablement.
La formatrice s’engage à respecter le programme de formation prévu ainsi que son timing.
À la fin de chaque session de formation, tous les documents supports utilisés par la formatrice ainsi que les résultats des travaux réalisés le cas échéant en séance sont adressés par courriel au plus tard sous 8 jours aux stagiaires, soit par l’intermédiaire du gestionnaire de formation du client soit directement par la formatrice.
Lorsque des travaux d’intersession sont prévus, la formatrice se rend disponible pour le suivi de cette intersession par mail et téléphone. Elle fait un point d’avancement avec les participants avant la session suivante (selon la durée prévue de l’intersession).
Une relance est effectuée par la formatrice si les travaux d’intersession ne sont pas remis dans les délais impartis, c’est-à-dire 8 jours avant la session suivante. Le gestionnaire de formation est informé de cette relance. Il lui appartient alors de s’assurer de l’effectivité de la transmission des travaux d’intersession.
Un point d’étape sera réalisé par téléphone avec le gestionnaire de formation du client pour définir les conséquences de la non-réalisation des travaux d’intersession sur l’animation de la session suivante (telle que l’annulation ou le report de la session, ou bien l’ajustement du programme prévu initialement pour cette session). Quelle que soit la solution envisagée, le paiement de la session restera dû.
Une évaluation de la session est effectuée à la fin de la formation (diffusion d’un questionnaire et tour de table).
Un point d’étape est réalisé avec le gestionnaire de formation à l’issue de chaque session.
Étape 4 : Bilan de la formation
Sauf dispositions spécifiques, les attestations individuelles de présence et de compétences acquises en fin de formation sont transmises au plus tard dans les 30 jours suivant la fin de la formation au gestionnaire de formation du client, pour diffusion par ses soins à chaque stagiaire participant.
À partir de l’analyse des questionnaires d’évaluation à chaud renseignés par les stagiaires en fin de formation, une fiche de synthèse du taux d’assiduité et du taux de satisfaction des stagiaires est aussi communiquée sous 30 jours au gestionnaire de formation du client.
Notre organisme de formation transmet au client (ou à son représentant) un questionnaire d’évaluation à froid de la satisfaction du commanditaire dans les 6 mois suivant la dernière session de formation. Sur la base des réponses à ce questionnaire, un point d’étape est organisé avec celui-ci, pour réaliser le bilan de la mise en œuvre des compétences acquises par les stagiaires ayant suivi la formation et envisager d’éventuelles mesures complémentaires à la formation suivie.